Enfoque iterativo denominado mejor al migrar a un nuevo ERP

Tratar de resolver grandes problemas cuando los problemas centrales siguen sin resolverse puede generar costos y complicaciones innecesarios, dice Jason Maynard de Oracle NetSuite.

Los directores financieros que trasladen su función financiera a un nuevo sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) en la nube están mejor si comienzan con poco y se ocupan de la funcionalidad principal antes de intentar abordar tareas más complejas, dijo Jason Maynard, vicepresidente senior de operaciones de campo globales de Oracle NetSuite, al director financiero. Bucear.

Los líderes financieros pueden verse tentados a convertir un sistema de una sola vez en algo que lo abarque todo, especialmente si tienen un proceso único que requiere personalización para que funcione, pero adoptar un enfoque iterativo puede ayudarlo a garantizar que obtenga un sistema que se adapte mejor a sus necesidades. dijo Maynard, un ex analista de Wall Street. 

“Querrá avanzar en el viaje para obtener sus ganancias y obtener valor en lugar de esperar que dos o tres años después, el sistema, cuando finalmente tenga todo construido, funcione perfectamente”, dijo. “Antes de intentar lanzar una bomba al campo, arma un drive y consigue cuatro primeros intentos primero”.

Enfoque iterativo

Al igual que otras empresas que ofrecen sistemas ERP que pasaron del software local a la nube hace aproximadamente una década, el modelo de negocio de NetSuite ha evolucionado, pasando de intentar optimizar todas las funcionalidades al principio a un enfoque iterativo, dijo. 

 Maynard dijo que trabajaba con una empresa de fabricación que quería vincular a docenas de proveedores y, debido a la ubicación de algunos de los proveedores, necesitaba personalizar parte del código en el sistema ERP. Ese es el tipo de cosas que los líderes financieros podrían querer abordar, pero es mejor esperar hasta que haya optimizado sus funciones básicas, dijo.  

“Tener singularidad en su proceso es algo que vale la pena personalizar”, dijo. “Nuestra gente de servicios profesionales dedica 30 o 40 horas a ayudarles a escribir algunas personalizaciones, para que puedan hacer exactamente lo que necesitan hacer”. Pero no necesariamente de inmediato. 

La empresa de fabricación tenía múltiples servicios de logística de terceros (3PL) que quería consolidar en su cadena de suministro y también abordar los problemas pendientes de gestión del almacén, pero el mejor plan, dijo, era dejar que estos problemas se mantuvieran por un tiempo. 

“A veces decimos, ‘Oye, no abordemos eso’”, dijo. “’Deje un par de esas cosas donde las tiene por ahora. Cooperaremos e integraremos con esos sistemas y luego descubriremos cómo automatizar eso mejor. Pero primero establezcamos el orden de las operaciones para que pueda aprovechar al máximo el dinero ‘”.

En el nivel más simple, desea asegurarse de que el personal de contabilidad no dedique tiempo a tareas que no es necesario. 

Una empresa mediana con la que trabajaba Maynard todavía enviaba por correo las facturas impresas para cobrar sus cuentas por cobrar y recortaba los cheques de sus cuentas por pagar, dos funciones que se automatizan habitualmente en la actualidad. 

“Facilite su negocio”, dijo. “De esa manera, tienes registros digitales y si usas la funcionalidad de pago por enlace [en NetSuite ERP], enviamos un enlace y ellos pagan y tú lo cobras. No es necesario que alguien ingrese esa transacción manualmente “.

Guía para resolver problemas

Aunque los proveedores de ERP, en la práctica, trabajan con los clientes para ayudarlos a diseñar un sistema apropiado para sus procesos, NetSuite este año implementó una forma formalizada de hacerlo. 

La empresa creó un equipo para analizar miles de implementaciones pasadas de su ERP para diseñar una lista de mejores prácticas, organizadas por soluciones, en una especie de guía de resolución de problemas.  

“Codificamos las prácticas líderes en paquetes fáciles de consumir en los que un director financiero dice: ‘Tengo este problema comercial’, y pueden mirar los paquetes y decir: ‘Sí, ese es mi problema’, y aquí están los seis cosas que debes hacer para eliminarlo “.

Los paquetes son el resultado final de una tendencia en la que los líderes financieros preguntaban a la empresa sobre las prácticas líderes. 

“Vimos que los clientes nos decían: ‘Oigan, muéstrenos la práctica líder sobre cómo debemos hacer ciertas funciones básicas’ en lugar de migrarlas [a nuevas aplicaciones]”, dijo. “Muchos de los que llamamos directores financieros con visión de futuro decían: ‘Mira, queremos obtener las mejores prácticas. Queremos tener la práctica líder. Ha trabajado con miles de empresas de software, miles de fabricantes, ¿cuál es la mejor manera de hacerlo? ‘”

Solo una vez que se hayan respondido esas preguntas, es recomendable pensar en aplicaciones nuevas o personalizadas, sugirió. 

Tomado de www.cfodive.com