Cómo maximizar su sistema telefónico en la nube

Los sistemas de telefonía en la nube están ganando popularidad y no es difícil ver por qué. Un sistema de telefonía en la nube ofrece la misma funcionalidad que los teléfonos tradicionales y mucho más. La tecnología en la nube le permite usar el número de teléfono de su empresa desde cualquier lugar y se integra con su software empresarial existente, por nombrar algunos ejemplos.

Desglosamos cómo funcionan los sistemas de telefonía en la nube, por qué son diferentes de los teléfonos normales y para quiénes son los mejores.

¿Qué es un sistema telefónico basado en la nube?

Un sistema telefónico basado en la nube es un sistema telefónico que utiliza Internet para realizar llamadas. En lugar de configurarse y hospedarse a través del hardware tradicional de intercambio de sucursales privadas (PBX), un sistema telefónico basado en la nube se hospeda en la red del servidor de un proveedor.

Cómo funciona

Cuando realiza una llamada a través de un sistema telefónico basado en la nube, su voz se traduce en una señal digital que se transporta a través de Internet. Esta señal se vuelve a convertir en una señal telefónica antes de llegar a su destino.

Dado que el sistema PBX está alojado en la nube, los sistemas telefónicos basados ​​en la nube no requieren tanto hardware como un sistema telefónico tradicional. También le permiten realizar o recibir llamadas desde cualquier lugar, ya que puede acceder a ellas de forma remota desde cualquier dispositivo habilitado para Internet.

Explicación del teléfono en la nube, VoIP y teléfono tradicional

El término “teléfono en la nube” y “VoIP” se utilizan a menudo como sinónimos, pero son ligeramente diferentes. Todos los sistemas telefónicos basados ​​en la nube también son sistemas VoIP, pero no todos los sistemas VoIP están basados ​​en la nube.

VoIP significa voz sobre protocolo de Internet y ha existido mucho antes de que los sistemas basados ​​en la nube se generalizaran. Los primeros sistemas VoIP se configuraron e instalaron de manera personalizada en los servidores de la empresa y, por lo tanto, no se almacenaron en la nube. Sin embargo, esto era complicado de configurar y mantener, por lo que con el tiempo, la VoIP basada en la nube se convirtió en la norma. Los sistemas de VoIP basados ​​en la nube se alojan en los servidores del proveedor de VoIP, que manejan el enrutamiento de llamadas y el procesamiento de señales en su nombre, aliviando así a su equipo de TI interno.

Un sistema telefónico comercial tradicional utiliza un PBX en el sitio para enrutar las llamadas al número o extensión correspondiente. Generalmente, su empresa es responsable del mantenimiento físico de la central. Las llamadas se transmiten a través de redes in situ de cables e interruptores de cobre, en lugar de Internet.

Cuándo usar un sistema telefónico en la nube

El uso de un sistema telefónico en la nube tiene muchas ventajas sobre un sistema tradicional. Si usted o sus empleados necesitan poder realizar llamadas comerciales de forma remota, o si están buscando hacer crecer sus operaciones en un corto período de tiempo, un sistema telefónico basado en la nube podría ser más adecuado.

Además, los teléfonos en la nube vienen con toneladas de funciones e integraciones útiles. Si desea ofrecer una experiencia más fluida tanto a sus clientes como a sus empleados, un sistema telefónico en la nube puede ayudarlo a hacerlo.

Funciones e integraciones

La mayoría de los sistemas telefónicos basados ​​en la nube vienen con una variedad de funciones útiles para su negocio. Algunos de los más comunes incluyen:

• Desvío de llamadas: desvía las llamadas a un dispositivo o número diferente que usa su agente de soporte.
• Llamada en espera y transferencia: los agentes pueden poner a los clientes en espera o transferirlos a un departamento o representante diferente para obtener asistencia.
• Monitoreo y grabación de llamadas: su equipo puede escuchar las llamadas telefónicas entre otros empleados y clientes y grabarlas para referencia futura.
• Presencia de llamada: permite a los agentes marcar si están ocupados o disponibles para que puedan ser contactados en los momentos adecuados.
• Enrutamiento de llamadas: personalice cómo desea que se envíen las llamadas entrantes a su equipo. Puede elegir entre que el primer agente disponible responda, que el agente más calificado responda o que responda en orden de estado de cliente (por ejemplo, dejar pasar a los VIP primero).
• Identificación y bloqueo de llamadas: vea quién lo está llamando y asegúrese de que el nombre de su empresa aparezca siempre que llame. Bloquea las llamadas no deseadas o evita que lleguen los números de spam.
• Números de tocador locales y gratuitos: obtenga un número de teléfono con un código de área local o un número de tocador fácil de recordar (como 1-800-FLOWERS).
• Comunicaciones unificadas como servicio (UCaaS): le brinda a su empresa un panel o interfaz unificado para llamadas telefónicas, mensajes de texto SMS, chat en vivo, uso compartido de pantalla y más.
• Videoconferencia: le permite a su equipo tener reuniones de video virtuales, lo cual es ideal para equipos remotos o combinados en persona / remotos.

Del mismo modo, los sistemas telefónicos basados ​​en la nube se pueden integrar con herramientas comunes que su empresa ya puede estar usando, como:

Pros y contras

Como cualquier sistema telefónico, existen pros y contras de obtener un sistema telefónico basado en la nube para su empresa. Los pros incluyen:

Pueden ahorrarle dinero.

Las empresas cambian a sistemas basados ​​en la nube porque a menudo son menos costosos que los sistemas telefónicos tradicionales.

Se pueden utilizar desde cualquier lugar.

Dado que los teléfonos basados ​​en la nube utilizan Internet, su empresa puede recibir o realizar llamadas desde cualquier lugar que tenga conexión a Internet. Esto significa que son mucho más fáciles de trabajar a distancia que los teléfonos tradicionales, que requieren que estés en una ubicación específica.

Pueden ser más fiables. 

Los teléfonos basados ​​en la nube se alojan a través de redes de datos que dependen de múltiples servidores en diferentes ubicaciones. Si un servidor deja de funcionar, su servicio se puede transferir a un servidor diferente, dejando su negocio ininterrumpido.

Son más escalables. 

Dado que están basados ​​en software, puede agregar fácilmente más líneas cuando expanda su negocio. Con un servicio telefónico tradicional, agregar nuevas líneas puede resultar más costoso y engorroso.

Son de menor mantenimiento. 

Los teléfonos basados ​​en la nube se pueden actualizar para reflejar la última tecnología con relativa rapidez, mientras que los teléfonos tradicionales no pueden.

Puede integrarlos en otras herramientas que utiliza su empresa.

Por ejemplo, es posible que pueda integrar teléfonos basados ​​en la nube con su CRM para que su empresa pueda realizar un seguimiento de cada llamada.

Sin embargo, los inconvenientes de utilizar un sistema telefónico basado en la nube son:

• Requieren una conexión a Internet estable. 
• Si su conexión a Internet es irregular o poco confiable, no podrá utilizar un sistema telefónico basado en la nube.
• Es posible que sus llamadas no suenen tan claras o que se retrasen.
• Otro inconveniente de tener un sistema telefónico que utiliza Internet es que sus llamadas pueden demorarse o sonar más confusas que las realizadas en un teléfono tradicional.
• Es posible que deba invertir en diferentes equipos si decide cambiar. 
• Los sistemas telefónicos basados ​​en la nube necesitan teléfonos habilitados para la nube. 
• Si aún no los tiene, deberá comprar algunos, lo que podría ser costoso. Asegúrese de sopesar los costos de obtener nuevo hardware y un nuevo sistema frente a seguir con su sistema actual.

Cómo obtener un sistema telefónico en la nube

Hay muchos proveedores diferentes de sistemas de telefonía en la nube para elegir. Si aún no tiene un sistema telefónico comercial, puede registrarse con el proveedor de telefonía en la nube de su elección y ellos pueden ayudarlo a comenzar.

Si ya tiene un sistema telefónico con un proveedor diferente y desea cambiar a una solución basada en la nube, deberá comprar un nuevo plan telefónico y transferir sus números anteriores si desea conservarlos. También es posible que deba comprar equipo nuevo si su equipo actual no es compatible con la nube.

Costos y requisitos del sistema telefónico en la nube

Los sistemas de telefonía en la nube varían en costo según el tamaño de su equipo, qué tipo de funciones necesita y si paga anualmente o mensualmente. En el extremo inferior, los sistemas telefónicos VoIP cuestan alrededor de $ 12 por mes por usuario y $ 80 por mes por usuario en el extremo superior. Los precios son más bajos por usuario si paga anualmente en lugar de mensualmente. También es posible que pueda fijar una tasa más baja que las que cotizan en bolsa si firma un contrato por más de un año.

También es posible que deba pagar una tarifa de activación única para comenzar cuando se cambie. Por lo general, esto no es más de $ 50. Algunos proveedores dan acceso a su aplicación de softphone de forma gratuita, mientras que otros cobran hasta $ 50 por mes. Y no olvide comprar hardware compatible, cuyo costo variará según los requisitos del proveedor.

Los sistemas de telefonía en la nube requieren una conexión a Internet confiable para funcionar correctamente. Con un plan de Internet y computadoras en su lugar, su equipo puede usar aplicaciones de softphone basadas en la nube sin problemas. Si desea utilizar teléfonos duros, deberá obtener teléfonos compatibles con VoIP, que cuestan entre $ 60 y $ 200 cada uno, o adaptadores de auriculares, que pueden costar entre $ 30 y $ 120 cada uno.

Fuente: forbes