Cómo medir y mejorar la calidad del servicio en el contact center

El contact center es una de las principales vías de comunicación entre las empresas y sus clientes, por lo que su calidad es fundamental para garantizar la satisfacción, la fidelización y la rentabilidad. Sin embargo, ¿cómo se puede medir y mejorar la calidad del servicio en el contact center? ¿Qué indicadores y herramientas se pueden utilizar para evaluar el desempeño de los agentes, los procesos y la tecnología? En este artículo, vamos a responder a estas preguntas y a ofrecer algunas claves para lograr la excelencia en el contact center.

Los indicadores de calidad en el contact center

Los indicadores de calidad en el contact center son métricas que permiten cuantificar el rendimiento y proporcionar datos relevantes para la toma de decisiones acertadas en el servicio telefónico. Existen diferentes tipos de indicadores, según el aspecto que se quiera medir, como la satisfacción del cliente, la productividad del equipo, la eficiencia operativa, la seguridad y el cumplimiento de las normas. Algunos de los indicadores más importantes son:

• Satisfacción del cliente (CSAT): es el grado de conformidad del cliente con el servicio recibido, que se puede medir mediante encuestas al final de la llamada o posteriormente. Es uno de los principales indicadores porque tiene gran influencia en la calidad percibida por el cliente y en su lealtad a la marca.
• First Contact Resolution (FCR): es el porcentaje de llamadas que se resuelven en el primer contacto, sin necesidad de transferencias, devoluciones o seguimientos. Es un indicador que refleja la eficacia y la calidad del servicio, así como el nivel de conocimiento y habilidad de los agentes.
• Average Handle Time (AHT): es el tiempo promedio que dura una llamada, desde que se inicia hasta que se finaliza, incluyendo el tiempo de espera, el tiempo de conversación y el tiempo de post-llamada. Es un indicador que mide la productividad y la eficiencia del equipo, así como la complejidad de las llamadas.
• Service Level (SL): es el porcentaje de llamadas que se atienden dentro de un tiempo objetivo establecido, por ejemplo, el 80% de las llamadas en 20 segundos. Es un indicador que mide la capacidad de respuesta y la disponibilidad del contact center, así como el nivel de servicio ofrecido a los clientes.
• Quality Score (QS): es la puntuación que se obtiene al evaluar la calidad de las interacciones entre los agentes y los clientes, basándose en criterios como la empatía, la cortesía, la claridad, la precisión, el cumplimiento de las normas, etc. Es un indicador que mide la competencia y la profesionalidad de los agentes, así como la adherencia a los estándares de calidad del contact center.

Las herramientas para mejorar la calidad en el contact center

Para mejorar la calidad en el contact center, no basta con medir los indicadores, sino que también se requiere implementar acciones de mejora continua, basadas en el análisis de los datos y el feedback de los clientes y los agentes. Para ello, se pueden utilizar diferentes herramientas, como:

• Software de gestión de calidad: es una herramienta que permite monitorear, evaluar y mejorar la calidad de las llamadas, mediante la grabación, la escucha, la calificación, el reporte y el feedback. Esta herramienta ayuda a identificar las fortalezas y las debilidades de los agentes, así como las oportunidades de mejora y las acciones correctivas.
• Software de gestión de clientes (CRM): es una herramienta que permite gestionar la relación con los clientes, mediante el registro, el seguimiento, la segmentación, la personalización y la fidelización. Esta herramienta ayuda a conocer mejor a los clientes, sus necesidades, preferencias, historial, etc., y a ofrecerles un servicio más adaptado y satisfactorio.
• Software de inteligencia artificial (IA): es una herramienta que permite automatizar y optimizar algunos procesos del contact center, mediante el uso de algoritmos, aprendizaje automático, procesamiento del lenguaje natural, etc. Esta herramienta ayuda a reducir los costes, aumentar la productividad, mejorar la calidad y la seguridad, y ofrecer un servicio omnicanal a los clientes.

La calidad, un factor clave para el éxito del contact center

La calidad del servicio en el contact center es un factor clave para el éxito de las empresas, ya que influye en la satisfacción, la fidelización y la rentabilidad de los clientes. Para medir y mejorar la calidad del servicio en el contact center, se deben utilizar indicadores y herramientas que permitan evaluar el desempeño de los agentes, los procesos y la tecnología, y que faciliten la implementación de acciones de mejora continua. De esta forma, se podrá lograr la excelencia en el contact center y ofrecer un servicio de valor añadido a los clientes.

Si quieres saber más sobre cómo medir y mejorar la calidad del servicio en el contact center, te invitamos a seguir leyendo nuestro blog, donde encontrarás más artículos interesantes y actualizados sobre este tema. Esperamos que este artículo te haya resultado útil e informativo, y que te haya inspirado para mejorar tu servicio de atención al cliente. Te deseamos mucho éxito y felicidad en tu negocio.