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Los 3 principales hechos esenciales y sorprendentes sobre los criterios de selección de ERP

Los 3 principales hechos esenciales y sorprendentes sobre los criterios de selección de ERP
Los 3 principales hechos esenciales y sorprendentes sobre los criterios de selección de ERP

Las campañas de marketing para soluciones de planificación de recursos empresariales (ERP) a menudo destacan aspectos del software que atraen a compradores potenciales, como capacidades en la nube, precios competitivos o inteligencia empresarial (BI) de big data. Si bien son impresionantes, estas características no garantizan necesariamente que el sistema ERP satisfaga las necesidades de su organización. Determinar los criterios de selección de su ERP antes de comparar soluciones es una actividad esencial que guía el proceso de selección hacia el éxito. Algunos de los hechos más sorprendentes sobre la selección de los puntos de referencia de ERP giran en torno a un sesgo inesperado, un enfoque renovado en la experiencia del usuario (UX) y un sentido inflado de importancia con respecto a la personalización del software.

Los criterios objetivos ocultan el sesgo subjetivo

En un entorno ideal, los criterios de selección de ERP consistirían en elementos completamente objetivos y medibles, perfectamente ponderados para adaptarse a las necesidades operativas de su organización. Desafortunadamente, algunos de los criterios de selección de sistemas ERP más importantes se prestan a sesgos, incluso si los datos consisten en números precisos.

A primera vista, algunos datos de mercado parecerían ofrecer aspectos cuantificables de la selección de ERP. El precio de la implementación de ERP, por ejemplo, podría considerarse objetivo porque el costo final del software se expresará con números.

Esta línea de pensamiento es engañosa. El precio del software ERP no refleja el valor de la implementación, ni el precio revela el retorno de la inversión (ROI) derivado del sistema. Para complicar la cuestión del valor frente al precio está el hecho de que las soluciones de software ERP más caras no son necesariamente las mejores, y las soluciones ERP menos caras no son automáticamente las peores. De hecho, la cuestión de lo mejor o lo peor no se puede medir objetivamente. Una solución que es ideal para una organización (es decir, la mejor) puede no ser adecuada para otra organización.

A veces, las implementaciones costosas no cuentan con el mismo nivel de soporte o funcionalidad que ofrece un sistema más económico. O, una funcionalidad específica valiosa para su negocio o una característica de la que su negocio apenas puede prescindir puede no estar disponible en ERP costosos, mientras que el software de menor precio puede proporcionarlo.

El tamaño del proveedor de software a veces se considera una métrica útil porque el número de empleados que trabajan se correlaciona con la salud de la empresa. En la superficie, esto puede parecer un criterio objetivo para seleccionar un sistema ERP. Similar al precio, la cantidad de personal dentro de una empresa de software no indica la presencia de la funcionalidad específica que necesita, ni el tamaño de una empresa de ERP se traduce en software y soporte de calidad superior.

Un número sorprendente de criterios para la selección de ERP serán cuestiones que no se pueden cuantificar de manera objetiva. En algunos casos, la localidad de la empresa de software será importante debido a la necesidad de dar servicio a una geografía específica. Para este escenario, una empresa local de ERP tendrá un conocimiento innato de la demografía a la que atiende, mientras que una empresa internacional de ERP no entenderá los matices de realizar negocios en su área. 

Pivote potente para facilitar el uso y la experiencia del usuario final

A pesar de que la facilidad de uso es completamente inconmensurable, la importancia de la experiencia del usuario final nunca se ha considerado más importante. Un estudio de los métodos de selección de ERP reveló que la facilidad de uso y mantenimiento aumentó del séptimo al primer lugar en importancia en un lapso de tres años, un aumento significativo en el rango. Irónicamente, durante el mismo período de tiempo, el valor percibido de los consultores de ERP disminuyó significativamente. Las sugerencias de los consultores cayeron en el rango del 8 al 18 en importancia, a pesar de que los grandes consultores ayudan a guiar a las empresas a través de una amplia gama de procesos de toma de decisiones subjetivas y soluciones fáciles de usar.

Algunas empresas han ido tan lejos como para diferenciarse de su competencia centrándose más en la facilidad de uso que en otros aspectos del software ERP. Por ejemplo, la solución Paragon ERP de Jonar considera que la usabilidad es un factor fundamental para la implementación, lo que permite a las empresas instalar su ERP con todas las funciones en unos diez minutos. En lugar de someterse a un proceso de implementación que dura meses, incluso años, el software está listo para funcionar después de que se complete la instalación.

La interfaz de usuario (UI) y la experiencia del usuario (UX) pesan mucho en las tasas de usabilidad y adopción. Incluso el ERP más rápido y con más funciones se retrasará en el ROI esperado si los usuarios finales tienen dificultades para aprender a usar el software y manipularlo de manera eficiente. Paragon aborda este problema simplificando el diseño mientras utiliza el diseño esqueuomórfico para hacer que los formularios digitales se vean como sus contrapartes físicas, como órdenes de compra y facturas. El eskeuomorfismo se refiere a objetos de software visual, como formas digitales, que se parecen a sus contrapartes físicas del mundo real.

El diseño de botones contextuales también ayuda a reducir la dificultad de manipular el software ERP. En lugar de botones que ejecutan funciones a ciegas, los botones contextuales ofrecen funciones específicas para la tarea en cuestión. Por ejemplo, si está enviando inventario a un comprador, los botones disponibles deben mostrar opciones como imprimir etiquetas de envío, calcular los costos de envío o una selección de opciones logísticas disponibles. Hacer clic en el botón en una pantalla de envío no debería provocar que se produzcan procesos no relacionados, como el cálculo de la valoración del inventario o la producción de un pronóstico de inventario.

Una de las próximas funciones de ERP que probablemente se pondrá de moda es la creación de personalización fácil realizada por los usuarios finales para paneles, informes, disparadores y pantallas de visualización. Tradicionalmente, la personalización del software ERP recae en los proveedores de software y sus programadores, quienes deben dedicar tiempo a reescribir y reutilizar el código para lograr las funciones personalizadas deseadas.

Permitir que el usuario final personalice el software sin afectar el código fuente se puede realizar a través de una lógica empresarial o un motor de reglas. Los usuarios ingresan los campos de datos necesarios, definen cómo se asocian los campos entre sí y describen las reglas que determinan las funciones específicas que son pertinentes para las operaciones comerciales.

Las empresas conocen sus propias industrias y sus procedimientos comerciales particulares mejor que las empresas que suministran software. Como tal, si una solución ERP permite a los usuarios finales crear sus propias funciones personalizadas sin alterar el código central, el software logra una usabilidad superior en comparación con las personalizaciones que requieren meses para completarse. También acelera la adopción del nuevo software por parte de los empleados, facilitando su transición a una “nueva forma de hacer las cosas” y simplificando el proceso de formación.

La personalización está sobrevalorada

Reinventar la rueda tiene poco o ningún valor cuando la tecnología disponible ya realiza las funciones que necesita a un alto nivel. La mayoría de las implementaciones de ERP presentan algún tipo de personalización; hasta siete de cada diez instalaciones de ERP incluyen código personalizado. Muy pocos, tan solo el 5%, necesitaron modificaciones importantes que renovaron por completo la aplicación establecida. En la mayoría de los casos, tendría más sentido comercial (y proporcionaría mucho más valor) seleccionar un sistema con funciones y características que estén bien alineadas con los requisitos comerciales específicos de uno en lugar de elegir uno que requiera una personalización considerable para que encaje. Seguir las mejores prácticas significa seleccionar un ERP que incluya las características que necesita como estándar: que le sirva a su negocio mejor que una solución que requiere personalización.

por Katie Slimov

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