¿Qué es un ERP y cómo nos puede ayudar a ser más eficientes?

Los sistemas ERP constituyen el corazón del software con el que se gestionan millones de empresas. La sigla hace referencia a enterprise resource planning. Ahondemos en qué es un ERP y para qué sirve. Este sistema permite a las compañías gestionar muchas áreas de su operativa diaria, desde la contabilidad y las finanzas a los recursos humanos, pasando por las compras, la producción o la logística, por ejemplo.

Descubriendo qué es un ERP y sus ventajas

Una de los beneficios aportados por un ERP es que automatiza tareas. Una empresa que todos los meses emita las mismas nóminas de sus empleados, o las mismas facturas a pagar a ciertos proveedores, tendrá en este sistema un aliado para sacar adelante la gestión con un par de clics. 

Además, el ERP centraliza la información y, en consecuencia, mantiene los datos disponibles y actualizados para todos los departamentos. Por ejemplo, si un vendedor hace una venta y emite una factura, ese documento estará disponible para el director comercial que lo supervisa. Pero también para los responsables de contabilidad y finanzas, o incluso para la dirección de la firma, que querrá saber cómo evoluciona el negocio en un momento dado. 

Lo mismo pasará si el vendedor coge una semana de vacaciones. En este caso, el dato no solo será del interés del responsable de recursos humanos, sino que también permitirá al resto de departamentos organizar equipos y valorar la productividad. 

Un ERP, por lo tanto, puede ir provisto de cuantos módulos se necesiten. Cada uno ayudará a sacar adelante la operativa de un departamento. Los más habituales suelen ser contabilidad y financiero, ventas, compras, inventario y producción. Adicionalmente, el ERP puede ir conectado a un CRM (customer relationship management), que es la base de datos donde se recoge la información de todos los clientes de la compañía, y de las interacciones que los comerciales han tenido con ellos. A veces, el CRM es un módulo del propio ERP. 

Asimismo, el ERP también se ayuda de una herramienta de BI (business intelligence), que pone en claro y en bonito (con gráficos de todo tipo) toda la información de la empresa para que sus directivos puedan tomar decisiones sobre la marcha. Por ejemplo, un buen BI les dirá rápidamente dónde se está vendiendo más un producto, y dónde menos. O qué está pasando en ese mercado donde la compañía entró hace poco. O qué rentabilidad está dejando la última gama de producto lanzada.   

En resumen, un ERP sirve para muchas cosas, pero sobre todo para ahorrar tiempo a las compañías. Además, permite tener información de cualquier tipo al día y perfectamente localizada, lo que ayuda a tomar decisiones. 

1.500 proveedores de ERP solo en españa

Según datos del comparador de software empresarial SoftDoit, en España hay unas 1.500 empresas que ofrecen un ERP. Las hay de todos los tamaños y tipos. Desde un gigante como la alemana SAP, cuyo software es capaz de gestionar multinacionales y compañías de gran tamaño, a pequeños desarrolladores locales que se dirigen a pymes y que cuentan únicamente con varias decenas de clientes en una comarca concreta. Por dar solo unos nombres significativos, otros proveedores de ERP que operan en España son Microsoft, Sage, Wolters Kluwer, Zucchetti, Datisa, Exact Software, PHC… 

Tradicionalmente, todos los ERP se vendían en modo on-premise, es decir, para ser instalados en los servidores de la empresa. Pero, con la eclosión de la nube, ahora se pueden contratar como un servicio por el que se paga mensualmente, en función del número de módulos que se contraten y del número de empleados que los vayan a usar. La ventaja es que en la nube el ERP se actualiza automáticamente, lo que evita quebraderos de cabeza a los usuarios y las costosas renovaciones. El coste por usuario de un ERP en la nube puede ser de unas decenas de euros al mes. Además, hay una tercera modalidad: la del ERP que se implanta en local, en los servidores del cliente, pero se paga mensualmente.

De las ventajas del ERP ya hemos hablado, pero también conviene señalar sus desventajas:

La principal es el coste, que aumenta si se adapta mucho a los requerimientos de la empresa. Eso es así porque en el proceso se requieren muchas horas de consultoría de técnicos especializados y también mucha formación a los empleados para que le saquen partido.

También puede ser un problema el tiempo de implantación, que en algunos casos se prolonga durante meses y que puede llegar a paralizar la operativa de una compañía. 

Cómo elegir el mejor ERP

Elegir un buen ERP es un arte. Lluís Soler, el fundador del comparador SoftDoit, señala varios aspectos a tener en cuenta. Primero, en la empresa debe tener claro qué necesita. En este punto es conveniente involucrar a todos los departamentos porque todos van a ser usuarios del ERP. 

Otro de los factores clave es analizar la diversidad de fabricantes de software que existe en el mercado. “No siempre es conveniente adquirir un programa muy genérico, ya que hay soluciones específicas para sectores de actividad concretos que son más potentes e incluso tienen un mejor precio”, razona Soler. 

Un buen ERP también debe ser escalable. Es decir, que se le puedan añadir módulos y usuarios en función de las necesidades cambiantes de la empresa. Igualmente debe ser fácilmente integrable con otros programas de la compañía, como el correo electrónico o la ofimática. Y con los sistemas de los proveedores, bancos o plataformas de mensajería habituales. 

Si se opta por un ERP en modelo SaaS (de software como servicio), es importante calcular bien el coste que tendrá a lo largo de los años. Por ser una suscripción puede parecer barato al principio, pero a la larga se puede convertir en una pesada carga. 

Otro factor en el que no se suele pensar es el del servicio posventa. “Muchas compañías adquieren una solución potente, pero que en España no tiene cobertura. Esto supone un problema. Los costes de mantenimiento y de formación hay que valorarlos bien y pedirlos antes de la firma del contrato de compra, así se evitan desagradables sorpresas”, explica Lluís Soler. 

Por último, los ERP deben ser testeados antes de adquirirlos. Es interesante que los clientes pidan demos a los proveedores o, incluso, que les dejen probar el software unos días sin coste alguno. 

La hoja de Excel es la gran enemiga del ERP

En España la hoja de Excel es en muchos casos el principal rival del ERP. A muchísimas empresas les va bien la famosa hoja de cálculo de Microsoft para llevar sus cuentas y por eso no dan el caso a un sistema integrado y de más alcance como el ERP. 

“Esto se debe a la baja formación y el desconocimiento. Un software es la mejor inversión que puede hacer una empresa, de las más rentables, ya que su retorno de la inversión (ROI) es muy rápido. Muchas compañías desconocen que hay soluciones a muy bajo coste, incluso algunas gratuitas. Estas empresas están destinadas a morir a corto plazo”, asegura Lluís Soler. 

Original de J.I. Cabrera