Cómo elegir los mejores canales de comunicación para tu contact center

El contact center es el punto de contacto entre una empresa y sus clientes, y por lo tanto, es fundamental para ofrecer un servicio de calidad, satisfacer las necesidades y expectativas de los clientes, y fidelizarlos. Sin embargo, para lograr estos objetivos, no basta con tener un buen equipo humano y tecnológico, sino que también hay que elegir los mejores canales de comunicación para cada situación y cliente.

Los canales de comunicación son los medios por los que se establece la interacción entre el contact center y el cliente, y pueden ser de diferentes tipos, como el teléfono, el correo electrónico, el chat, las redes sociales, los mensajes de texto, las aplicaciones móviles, o los asistentes virtuales. Cada canal tiene sus ventajas y desventajas, y su elección depende de varios factores, como el tipo de consulta, el perfil del cliente, el nivel de urgencia, o la disponibilidad de recursos.

En este artículo, vamos a ver cuáles son los principales canales de comunicación de un contact center, y cómo elegirlos de forma estratégica, para optimizar la experiencia del cliente y la eficiencia del contact center.

Los principales canales de comunicación de un contact center

Los canales de comunicación de un contact center se pueden clasificar en dos grandes categorías: los canales tradicionales y los canales digitales.

Los canales tradicionales son los que se basan en la voz, como el teléfono o el buzón de voz. Estos canales son los más antiguos y los más utilizados, ya que permiten una comunicación directa, personal y fluida entre el agente y el cliente. Sin embargo, también tienen algunos inconvenientes, como el alto coste, el tiempo de espera, la limitación de horarios, o la saturación de las líneas.

Los canales digitales son los que se basan en el texto, la imagen o el vídeo, como el correo electrónico, el chat, las redes sociales, los mensajes de texto, las aplicaciones móviles, o los asistentes virtuales. Estos canales son los más modernos y los más demandados, ya que permiten una comunicación rápida, cómoda y multicanal entre el agente y el cliente. Además, ofrecen la posibilidad de automatizar y personalizar el servicio, mediante el uso de la inteligencia artificial y el big data. Sin embargo, también tienen algunos inconvenientes, como la falta de calidez, la seguridad, la privacidad, o la compatibilidad.

Cómo elegir los mejores canales de comunicación para tu contact center

No existe una fórmula mágica para elegir los mejores canales de comunicación para tu contact center, ya que depende de las características y preferencias de cada empresa y cada cliente. Sin embargo, hay algunos criterios que te pueden ayudar a tomar una decisión más acertada, como los siguientes:

El tipo de consulta: Dependiendo de la naturaleza y la complejidad de la consulta, puede ser más conveniente usar un canal u otro. Por ejemplo, si la consulta es simple y frecuente, se puede usar un canal digital automatizado, como un chatbot o un asistente virtual, que resuelva la duda de forma rápida y eficaz. Si la consulta es compleja y específica, se puede usar un canal tradicional o un canal digital con un agente humano, que ofrezca una solución personalizada y detallada.

El perfil del cliente: Dependiendo de las características y preferencias del cliente, puede ser más adecuado usar un canal u otro. Por ejemplo, si el cliente es joven y tecnológico, se puede usar un canal digital, como una red social o una aplicación móvil, que se adapte a su estilo de vida y a su forma de comunicarse. Si el cliente es mayor y tradicional, se puede usar un canal tradicional, como el teléfono o el correo electrónico, que le transmita confianza y seguridad.

El nivel de urgencia: Dependiendo de la prioridad y la importancia de la consulta, puede ser más oportuno usar un canal u otro. Por ejemplo, si la consulta es urgente y crítica, se puede usar un canal tradicional o un canal digital con respuesta inmediata, como el teléfono o el chat, que resuelva el problema lo antes posible. Si la consulta es no urgente y rutinaria, se puede usar un canal digital con respuesta diferida, como el correo electrónico o el buzón de voz, que responda en un plazo razonable.

La disponibilidad de recursos: Dependiendo de los recursos humanos, técnicos y económicos de los que disponga el contact center, puede ser más viable usar un canal u otro. Por ejemplo, si el contact center tiene un presupuesto limitado y una alta demanda, se puede usar un canal digital automatizado, como un chatbot o un asistente virtual, que reduzca los costes y aumente la capacidad de atención. Si el contact center tiene un presupuesto amplio y una baja demanda, se puede usar un canal tradicional o un canal digital con un agente humano, que mejore la calidad y la satisfacción del servicio.

Los canales de comunicación son clave para el éxito de tu contact center

Como hemos visto, los canales de comunicación son clave para el éxito de tu contact center, ya que influyen en la experiencia del cliente y en la eficiencia del contact center. Por eso, es importante elegir los mejores canales de comunicación para cada situación y cliente, teniendo en cuenta el tipo de consulta, el perfil del cliente, el nivel de urgencia, y la disponibilidad de recursos.

No hay que olvidar que los canales de comunicación no son excluyentes, sino complementarios, y que lo ideal es ofrecer un servicio omnicanal, que integre y coordine todos los canales de forma coherente y consistente. Así, se podrá ofrecer al cliente el canal que más le convenga en cada momento, y se podrá garantizar una atención de calidad, personalizada y diferenciada.

Gracias por leer este artículo, espero que te haya resultado interesante y útil. Si quieres saber más sobre el contact center y sus desafíos, puedes seguir leyendo nuestro blog, donde encontrarás más artículos, noticias y recursos sobre este tema. Te deseamos lo mejor, y esperamos que sigas disfrutando de nuestro contenido.