Cómo organizar un evento de contact center exitoso
Los eventos de contact center son una excelente oportunidad para conocer las últimas tendencias, soluciones y buenas prácticas del sector de la atención al cliente. Sin embargo, organizar un evento de este tipo no es una tarea fácil, ya que requiere de una planificación cuidadosa, una ejecución impecable y una evaluación constante. En este artículo, te daremos algunos consejos para que puedas organizar un evento de contact center exitoso y lograr tus objetivos.
Define el propósito y el público objetivo de tu evento
Lo primero que debes hacer es definir el propósito y el público objetivo de tu evento. ¿Qué quieres conseguir con tu evento? ¿A quién quieres dirigirte? ¿Qué necesidades y expectativas tienen tus asistentes? Estas preguntas te ayudarán a enfocar tu evento y a diseñar una propuesta de valor que atraiga y satisfaga a tu audiencia.
Algunos ejemplos de propósitos de un evento de contact center pueden ser:
Presentar una nueva solución o servicio de atención al cliente
Compartir experiencias y casos de éxito de otras empresas del sector
Capacitar y motivar a los agentes y supervisores de contact center
Generar networking y oportunidades de negocio entre los asistentes
El público objetivo de tu evento puede ser muy variado, dependiendo del propósito y el alcance de tu evento. Puedes dirigirte a:
Directivos y responsables de contact center
Agentes y supervisores de contact center
Proveedores y partners de soluciones y servicios de contact center
Clientes y potenciales clientes de tu empresa
Una vez que tengas claro el propósito y el público objetivo de tu evento, podrás definir el formato, el contenido, el lugar, la fecha, la duración, el presupuesto y el plan de comunicación y difusión de tu evento.
Elige el formato, el contenido y los ponentes adecuados para tu evento
El formato, el contenido y los ponentes de tu evento son elementos clave para garantizar el éxito de tu evento. Debes elegir un formato que se adapte al propósito, al público y al presupuesto de tu evento, y que ofrezca una experiencia interactiva, dinámica y memorable a tus asistentes.
Algunos ejemplos de formatos de eventos de contact center son:
Conferencias: Son eventos de gran magnitud, que reúnen a cientos o miles de asistentes, y que ofrecen una agenda de ponencias, paneles, mesas redondas y talleres sobre temas de actualidad e interés para el sector. Suelen durar uno o varios días, y se realizan en espacios amplios y equipados con la tecnología necesaria. Un ejemplo de este tipo de evento es el Expo Relación Cliente, que se celebra anualmente en Madrid.
Seminarios: Son eventos de menor escala, que convocan a un número reducido de asistentes, y que se centran en un tema específico o en una solución o servicio concreto. Suelen durar unas horas, y se realizan en salas o auditorios con capacidad limitada. Un ejemplo de este tipo de evento es el Tech Day, que organiza la Asociación Colombiana de BPO.
Webinars: Son eventos virtuales, que se transmiten en directo o en diferido a través de una plataforma online, y que permiten la participación e interacción de los asistentes desde cualquier lugar y dispositivo. Suelen durar entre 30 y 60 minutos, y se enfocan en un tema de interés o en una demostración de una solución o servicio. Un ejemplo de este tipo de evento es el Webinar sobre Inteligencia Artificial y Customer Experience, que organizó Avaya en febrero de 2023.
El contenido de tu evento debe ser relevante, actualizado, práctico y atractivo para tu público objetivo. Debes seleccionar los temas que más les interesen y les aporten valor, y estructurarlos de forma coherente y equilibrada. También debes tener en cuenta el tiempo disponible, el nivel de profundidad y el tono de cada sesión.
Los ponentes de tu evento deben ser expertos, reconocidos y comunicativos en el ámbito de la atención al cliente. Debes elegir a los ponentes que mejor se ajusten al propósito, al formato y al contenido de tu evento, y que puedan transmitir su conocimiento, experiencia y pasión a tu audiencia. También debes coordinar con ellos los aspectos logísticos, técnicos y de preparación de su intervención.
Evalúa el resultado y el impacto de tu evento
El último paso para organizar un evento de contact center exitoso es evaluar el resultado y el impacto de tu evento. Debes medir el grado de cumplimiento de tus objetivos, el nivel de satisfacción de tus asistentes, el retorno de la inversión y el alcance y la repercusión de tu evento.
Para ello, puedes utilizar diferentes herramientas y métodos, como:
Encuestas de satisfacción: Son cuestionarios que se envían a los asistentes al finalizar el evento o al día siguiente, y que recogen su opinión sobre el formato, el contenido, los ponentes, el lugar, la organización y la experiencia general del evento. Te permiten obtener un feedback directo y valioso de tu audiencia, y detectar las fortalezas y las áreas de mejora de tu evento.
Indicadores de rendimiento: Son medidas cuantitativas que reflejan el desempeño de tu evento en relación a tus objetivos. Algunos ejemplos de indicadores son el número de asistentes, el porcentaje de asistencia, el número de interacciones, el número de leads generados, el número de ventas realizadas, el coste por asistente, el beneficio neto y el retorno de la inversión.
Análisis de redes sociales: Son herramientas que te permiten monitorizar y analizar la actividad y la conversación que se genera en las redes sociales sobre tu evento. Te permiten conocer el alcance, la repercusión, el sentimiento y las opiniones de tu público y de otros actores relevantes para tu sector.
Claves para organizar un evento de contact center que marque la diferencia
Organizar un evento de contact center exitoso es un reto que requiere de una planificación cuidadosa, una ejecución impecable y una evaluación constante. Sin embargo, también es una oportunidad para dar a conocer tu empresa, tu solución o tu servicio, para compartir experiencias y conocimientos con otros profesionales del sector, para generar networking y oportunidades de negocio, y para fidelizar y captar clientes. Esperamos que estos consejos te hayan sido útiles y te animamos a ponerlos en práctica en tu próximo evento de contact center. Si quieres seguir leyendo sobre el sector de la atención al cliente, te invitamos a visitar nuestro blog, donde encontrarás más artículos de interés. Te deseamos mucho éxito y felicidad en tu proyecto.
